Wie du 100.000+ Euro Umsatz aus deinem CRM-System rausholst
Systeme | Umsatz | Wachstum
18. Juni 2025 • 9 min Lesezeit
In deinem CRM liegen hunderttausende Euro – vielleicht sogar Millionen. Aber solange dir die richtige Struktur fehlt, bleibt das Geld dort im Unsichtbaren verborgen. Nicht, weil du etwas falsch machst. Sondern weil es dir niemand beigebracht hat.
Was viele nicht wissen: Du brauchst dafür kein großes Team. Alles, was du brauchst, steckt schon in deinem System. Du musst nur wissen, wie du es herausziehst.
In diesem Artikel bekommst du drei konkrete Schritte, mit denen du sofort mehr Umsatz aus deinem CRM herausholst.
Warum das gerade jetzt wichtiger ist als je zuvor?
Weil sich der Markt verändert hat. Kunden sind kritischer, Budgets kleiner, Leadpreise höher. Wer heute wachsen will, kann sich keine Lücken leisten. Es reicht nicht mehr, nur auf neue Anfragen zu hoffen. Du musst mehr aus dem machen, was längst da ist.
1. Leadlisten statt Aufgaben – dein CRM braucht Klarheit, kein Chaos
Wenn du aus deinem CRM mehr rausholen willst, brauchst du zuerst Struktur. Kein neues Feature, kein Plugin und keine neue Funnel-Phase, sondern Ordnung:
Du kannst nur mit Klarheit und Struktur skalieren, nicht mit Chaos.
Die meisten Unternehmen arbeiten im CRM mit Aufgaben. Das klingt erstmal logisch, ist in der Praxis aber einer der größten Wachstumsblocker. Denn Aufgaben stauen sich. Sie erzeugen Druck. Und sie werden oft vergessen. Je mehr Leads im System sind, desto unübersichtlicher wird es.
Das Ergebnis ist fast immer dasselbe: wichtige Kontakte gehen unter und potenzieller Umsatz verschwindet still und leise.
Die Lösung ist simpel: Statt Aufgaben nutzt du Leadlisten (auch genannt: “Smartviews” oder “Intelligente Wiedervorlagelisten”). Leadlisten sind Gruppen von Kontakten mit gleichem Status. Zum Beispiel:
neue Leads
offene Angebote
keine Zeit aktuell
kein Budget
ehemaliger Kunde
Plötzlich arbeitet ihr nicht mehr auf Zuruf, sondern systematisch. Die Listen geben euch den Rhythmus vor. Sie helfen euch, fokussiert zu bleiben und eure Energie dahin zu lenken, wo Umsatz liegt.
Ein Beispiel: Wenn jemand sagt, er hat aktuell keine Zeit, dann kommt er in die Liste „Keine Zeit“ mit einem Wiedervorlagedatum – z. B. in vier Wochen. Dann taucht er dort automatisch wieder auf. Du musst nichts planen, keine Aufgaben erstellen, keine Erinnerungen einstellen. Das System übernimmt das.
Daraus ergeben sich drei klare Vorteile:
Erstens: Du hast strukturierte Listen mit klarem Fokus. Du musst nicht nachdenken – du fängst einfach an.
Zweitens: Dein CRM bleibt sauber. Du vermeidest Aufgabenchaos, entlastest dein Team und sparst Zeit bei jedem einzelnen Kontakt.
Drittens: Du erkennst Muster. Wenn du eine Liste wie „Kein Budget“ abarbeitest, hörst du immer ähnliche Einwände. Du kommst in einen Flow und kannst gezielt darauf reagieren.
Wenn du auf Aufgaben setzt, verlierst du früher oder später den Überblick. Wenn du mit Listen arbeitest, entsteht Klarheit. Und Klarheit ist die Grundlage für systematischen Vertrieb.
Tipp für sofort mehr Umsatz durch Leadlisten:
Es gibt eine Leadliste, die fast jedes Unternehmen sofort nutzen kann:
Deine ehemaligen Kunden!
Schau dir deine alten Kundendaten an. Wer hat in den letzten drei bis fünf Jahren mit dir gearbeitet? Pack alle in eine Liste. Ruf sie an. Frag nach Bedarf, Veränderungen oder Empfehlungen.
Du wirst überrascht sein, wie viel Potenzial dort liegt – gerade bei Menschen, die dich bereits kennen und gute Erfahrungen gemacht haben.
2. Follow-Up – wie du aus Kontakten Kunden machst
Follow-Up heißt: sauberes Nachfassen bei bestehenden Leads. Du meldest dich nach dem ersten Kontakt noch einmal – gezielt, strukturiert und mit klarem Ziel.
Es geht darum, den Kontakt nicht einschlafen zu lassen. Nicht auf das „Vielleicht später“ zu warten. Sondern aktiv dran zu bleiben. Denn die meisten Menschen kaufen nicht beim ersten Gespräch. Sie brauchen Zeit. Und wenn du in dieser Zeit nicht präsent bist, wird jemand anderes den Auftrag holen.
Das Verrückte ist: Die meisten Unternehmen haben genau diese Kontakte längst im CRM. Menschen, die schon Interesse gezeigt haben. Die vielleicht schon ein Gespräch hatten. Die nur noch nicht gekauft haben. Und was passiert mit ihnen? Nichts. Kein Anruf. Keine Nachfrage. Kein Umsatz. Das ist, als würdest du Geld auf der Straße liegen lassen.
Selbst Unternehmen mit Millionenumsätzen haben oft kein sauberes Follow-Up. Entweder wird nur sporadisch angerufen oder es gibt keine klare Struktur, wann wer wie angesprochen wird. Dabei sollte mindestens ein Viertel deines Umsatzes aus der sauberen Nachverfolgung kommen.
Typische Probleme, die wir immer wieder sehen:
Es gibt keine vertriebsoptimierte Struktur im CRM
Die richtigen Leads werden nicht zum richtigen Zeitpunkt kontaktiert
Es fehlt der Überblick, wer wann zuletzt kontaktiert wurde
Mitarbeiter telefonieren planlos und brechen Gespräche viel zu früh ab
Ein einziges Gespräch kann hier den Unterschied machen. Und genau deshalb kommt jetzt ein Tipp, der so einfach ist, dass ihn fast jeder ignoriert – obwohl er sofort Geld bringt.
Tipp für sofort mehr Umsatz durch Follow-Up:
Wenn du aktuell noch kein bzw. sporadisches Follow-Up betreibst, dann schnapp dir jetzt direkt mal die Liste deiner Bestandskunden. Ruf sie an und frag, wie es läuft. Frag, ob sie zufrieden sind. Frag, ob es etwas gibt, wobei du helfen kannst.
Dabei ermittelst du zusätzlichen Bedarf, den du durch Cross- oder Upselling erfüllen kannst. Und wenn kein Bedarf vorhanden ist, aber der Kunde sehr zufrieden ist: Frag nach einer Empfehlung.
Nicht als Trick. Sondern ehrlich interessiert. Du wirst dich wundern, wie viele direkt Bedarf haben. Oder dir jemanden nennen, der genau das sucht, was du anbietest.
Das ist echtes Follow-Up. Und das allein kann dir mehr Umsatz bringen als jede neue Kampagne.
Wenn du diese Liste durch hast, gehst du zur nächsten mit der zweithöchsten Priorität. Zum Beispiel ehemalige Kunden oder alle Leads, die in der Vergangenheit Interesse gezeigt haben, aber noch keine Zeit hatten.
Vielleicht haben sie jetzt Zeit ;-)
3. Engagement Scoring: Das System erkennt automatisch kaufbereite Kontakte
Einer der größten Engpässe im Vertrieb ist die Frage: Wer von allen Kontakten im CRM ist gerade wirklich heiß? Wer hat Interesse und wer möchte nur mal schauen?
Die Wahrheit ist: Viele tappen komplett im Dunkeln. Leads werden gespeichert, jemand aus dem Vertrieb telefoniert mit ihnen, vielleicht wird ein Angebot geschickt – und dann passiert nichts mehr. Der Kontakt ist da, aber keiner weiß, wie relevant er gerade wirklich ist.
Du kannst nicht jeden Lead gleichzeitig priorisieren. Aber dein CRM kann das für dich übernehmen.
Mit einem sauberen Tracking erkennt das System, was dein Lead wirklich tut. Hat er deine E-Mails geöffnet? War er auf deiner Angebotsseite? Hat er sich Videos angeschaut oder Formulare besucht? All das zeigt dir, wie interessiert jemand gerade ist und wie viel Potenzial in ihm steckt.
Aus diesen Daten lässt sich ein sogenanntes Engagement Scoring aufbauen. Jeder Lead bekommt Punkte für bestimmte Aktionen. Wer sich viel bewegt, viele Inhalte konsumiert und mehrmals zurückkehrt, rutscht automatisch in eine höhere Kategorie. Das CRM schlägt dir vor, wen du heute anrufen solltest, basierend auf echtem Verhalten, nicht auf Bauchgefühl.
Das verändert alles: Du rufst nicht mehr blind an, sondern sprichst mit Menschen, die wirklich offen sind. Dein Vertrieb wird treffsicherer. Deine Abschlussrate steigt. Und du brauchst weder mehr Mitarbeiter noch neue Leads.
KI-Unterstützung im CRM für mehr Umsatz
Wir arbeiten gerade daran, dieses Scoring noch intelligenter zu machen: Eine KI analysiert bald rund um die Uhr dein CRM-System und erkennt automatisch, wer wie stark interessiert ist – und wann der perfekte Zeitpunkt für den nächsten Kontakt ist.
Aber damit diese KI funktioniert, brauchst du jetzt schon die richtigen Daten. Und die bekommst du nur, wenn du dein gesamtes System sauber aufbaust. Daher ist es sinnvoll, dass du bereits jetzt deine kompletten Marketing- und Vertriebsaktivitäten in einem System abbildest, um bereit zu sein – für echte KI, die dir wirklich hilft.
Tipp für sofort mehr Umsatz durch Engagement Scoring:
Führe jetzt Engagement Tracking ein. Bei Skalieren.ai dauert das keine 30 Minuten – wenn dein Unternehmen bereits bei uns läuft. Dein Sales-Team wird aufblühen, weil die Erfolgsrate deutlich steigt. Und deine Kunden freuen sich, weil du ihre Probleme früh erkennst und löst.
Nur deine Konkurrenz wird dumm aus der Wäsche schauen, wenn du einfach an ihr vorbeiziehst.
Du darfst es dir endlich leicht machen – mit einem System wie Skalieren.ai, das die Arbeit für dich übernimmt.
Fazit – und was du jetzt tun kannst
Du hast jetzt drei konkrete Ansätze kennengelernt, wie du mit einfachen Mitteln deutlich mehr Umsatz aus deinem CRM-System rausholen kannst. Ganz ohne mehr Werbebudget, ohne neue Mitarbeiter, ohne komplexe Technik. Es geht nur um Struktur, Fokus und ein System, das für dich arbeitet.
Diese Maßnahmen wirken nicht nur kurzfristig. Sie machen dein Unternehmen langfristig stärker. Dein Vertrieb wird planbar, deine Abschlussraten steigen und neue Mitarbeiter können viel schneller durchstarten. Du schaffst ein System, das dich entlastet und gleichzeitig mehr Ergebnisse liefert.
Denn was du bei Skalieren.ai bekommst, gibt es so weltweit kein zweites Mal:
Unser erfahrenes Team, bestehend aus CRM-Managern, Analysten und Beratern richtet dir dein System so ein, dass es perfekt zu deinem Unternehmen passt. In 2–3 Wochen steht alles, damit du direkt loslegen kannst.
Wir fügen uns nahtlos in deinen Vertrieb ein, richten die wichtigsten Strukturen ein und helfen dir, mehr aus dem zu machen, was du bereits hast – ohne Umwege, ohne Mehraufwand. Allein durch diese saubere Aufstellung entsteht oft schon nach wenigen Wochen spürbar mehr Umsatz.
Auch nachdem wir das System eingerichtet haben, bleiben wir an deiner Seite. Auf Wunsch bilden wir auch dein Team weiter. So hast du echte Skalieren.ai Profis im Unternehmen, die dein System verstehen, weiterentwickeln und dir langfristig Arbeit abnehmen.
Sowohl die Einrichtung als auch die Weiterbildung können staatlich gefördert werden. Je nach Unternehmensgröße bekommst du bis zu 100 % Förderung, plus bis zu 75 % Lohnkostenzuschuss pro Mitarbeiter für die Dauer der Weiterbildung. Das bedeutet oft 20.000 bis 25.000 € Zuschuss pro Mitarbeiter.
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WICHTIG: Wie lange die Fördertöpfe noch bestehen, weiß niemand. Aktuell sind sie voll, aber politische Richtungswechsel können das schnell ändern. Deshalb unsere klare Empfehlung: Starte jetzt. Was genehmigt ist, bleibt dir.
