Follow-Up - die unterschätzte Goldgrube im Vertrieb
Follow-Up | Umsatz | Wachstum
09. März 2025 • 8 min Lesezeit
Der Markt hat sich verändert. Werbung ist teurer geworden, die Menschen sind vorsichtiger und das Geld sitzt nicht mehr so locker. Doch wie gehst du mit der Situation um, wenn du nicht genügend frische Leads hast?
Sind mehr Leads hier wirklich die Lösung?
Nein, für die Allermeisten ist das der falsche Ansatz. Leads sind zwar immer gut, aber die Wahrheit ist: Die meisten Unternehmen lassen jeden Monat zehntausende Euro liegen in Form von bereits vorhandenen Kontakten, die nie richtig nachverfolgt wurden.
Die Lösung liegt direkt vor dir: Follow-Up. Also das gezielte, strukturierte Nachfassen bei bestehenden Kontakten. Und genau daran scheitert es fast überall.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum Follow-Up die wichtigste Fähigkeit in deinem Business ist, wie du es richtig machst und warum du sofort damit anfangen solltest, bevor du wieder Budget für neue Leads verbrennst.
Wenn wir mit Unternehmen sprechen, die von HubSpot, Close, Pipedrive, Zoho oder Odoo zu uns wechseln, dann hören wir immer wieder dieselben Probleme, warum sie bisher kein strukturiertes und effizientes Follow-Up betreiben konnten:
Keine klare Struktur im CRM-System
Keine geeigneten Sales-Mitarbeiter oder überforderte Teams
Leads gehen nicht ans Telefon oder verschwinden im System
Genau diese Probleme lösen wir mit unseren Kunden gemeinsam innerhalb von wenigen Tagen. Denn das Einfachste, was du heute tun kannst, ist klares und strukturiertes Follow-Up einzuführen:
Mit einem System, das dir sagt, welche Leads du wann anrufen solltest.
Sobald das System steht, kannst du als allererstes folgendes machen:
Du kontaktierst zuerst die Follow-Up Listen, die das meiste Potential in sich tragen. Das sind überraschenderweise deine bestehenden Kunden.
Ruf sie an und frag, wie es läuft. Frag, ob es zusätzlichen Bedarf gibt oder frag nach Empfehlungen. Du wirst überrascht sein, wie viele weitere Türen sich sofort öffnen. Oder in anderen Worten: Wie viele Upsells du verkaufen kannst, weil deine Kunden weiteren Bedarf haben.
Kein Unternehmen der Welt wächst dauerhaft nur über Neukundengewinnung. Die besten Anbieter sind die, die wissen, wie sie aus bestehenden Kontakten regelmäßig neue Aufträge holen.
Selbst Unternehmen mit mehrfach 7-stelligem Umsatz übersehen dieses Potenzial oft komplett. Sie denken, das CRM sei „voll“, aber in Wahrheit ist es ungenutzt. Ob du 100 oder 2.000 Leads hast, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, wie du sie behandelst.
Mindestens 20 bis 40 Prozent deines Umsatzes sollten aus Follow-Up kommen. Wenn das aktuell nicht der Fall ist, fehlt dir kein Marketing. Dir fehlt ein funktionierendes System, um 100.000+ aus deinem CRM-System rauszuholen.
Die gute Nachricht: So ein System lässt sich schnell und einfach einführen – ohne neue Mitarbeiter, ohne Tech-Chaos. Was du dabei unbedingt beachten musst, findest du in diesem im Artikel.
Ein echtes Aha-Erlebnis
2019 waren wir mit der Consulting-Firma auf einer Messe. Ehrlich gesagt: Sie war eine Enttäuschung. Gerade mal 10.000 € Neukundenumsatz – das war’s. Nicht dramatisch, aber definitiv kein Durchbruch.
Etwa ein Jahr später haben wir unser erstes echtes Follow-Up-System eingeführt. Zum Glück hatten wir damals rund 50 Leads auf der Messe gesammelt und jetzt wurde es spannend:
Aus dem Nichts kamen neue Gespräche zustande. Nicht, weil wir neue Werbung geschaltet haben. Sondern einfach nur, weil wir vorhandene Kontakte strukturiert nachgefasst haben.
Was dabei rauskam? Über 100.000 € zusätzlicher Umsatz. Nur durch Follow-Up.
Das hat uns die Augen geöffnet. Wir dachten immer, wir bräuchten mehr und bessere Leads. Was wir wirklich brauchten, war ein System.
Was wir damals eingeführt haben, war:
intelligente Wiedervorlage-Listen
klare Gesprächsstruktur
Cross-mediales Follow-Up
Wir haben seitdem mehrere zehntausend Follow-Up-Gespräche geführt. Unser Skript ist bis ins kleinste Detail optimiert. Wenn du Kunde bei Skalieren.ai bist, bekommst du es natürlich zur Verfügung gestellt.
1. Intelligente Wiedervorlage-Listen
Wenn ein Lead sagt „gerade nicht“, „kein Budget“ oder „melde dich später nochmal“ – was passiert dann bei dir im System? In vielen Fällen: nichts. Und genau hier gehen jeden Monat mehrere tausend Euro verloren.
Die Lösung ist einfach, aber extrem wirkungsvoll: intelligente Wiedervorlage-Listen. Statt Aufgaben anzulegen, arbeitest du mit klaren Listen wie zum Beispiel:
Keine Zeit
Kein Budget
Intern abklären
Später interessiert
Du vergibst zusätzlich ein Datum für die Wiedervorlage. Das heißt: Du sprichst heute mit einem Interessenten, der gerade keine Zeit hat. Also wählst du „Keine Zeit“ als Grund und setzt die Wiedervorlage auf einen Monat später.
Nach einem Monat landet dieser Lead automatisch in der Liste „Keine Zeit“, ohne, dass du etwas tun musst.
Das Ergebnis:
Du musst nicht mehr nachdenken, wen du wann anrufst
Dein System zeigt dir automatisch die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit
Du reduzierst Chaos, Aufgabenstress und verpasste Chancen
Du strukturierst dein Follow-Up nach echten Gesprächssituationen
Wenn du regelmäßig diese Listen abtelefonierst, kommst du in einen klaren Rhythmus, steigerst deine Abschlussquote und schaffst Raum für planbares Wachstum.
2. Die richtige Herangehensweise im Follow-Up
Follow-Up ist KEIN „Hinterhertelefonieren“, sondern ein aktiver Beziehungsaufbau mit System. Und genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.
Der wichtigste Punkt: Du brauchst ein Gesprächsprotokoll, das diesen Namen auch verdient. Trag ins CRM-System nicht einfach nur „Kein Interesse“ ein. Das hilft niemandem.
Stattdessen dokumentierst du:
Was ist das konkrete Problem des Kunden?
Was will er erreichen – was ist seine Wunschsituation?
Was hält ihn aktuell zurück – Zeit, Budget, Entscheidung?
Welche genauen Worte verwendet er dabei?
Warum ist das so wichtig?
Weil du dann nicht mehr verkaufen musst. Du hörst zu, verstehst, was der Kunde wirklich will und setzt genau dort an. Du sprichst nicht über Features, sondern über seine Situation. Du bietest nicht irgendeine Lösung an, sondern die Lösung für sein konkretes Problem.
Dein Gesprächsanteil sollte bei 20 bis maximal 30 Prozent liegen. Nur so bekommst du die Informationen, die wirklich zählen. Das fühlt sich für den Kunden nicht wie ein Verkaufsgespräch an, sondern wie ehrliches Interesse. Und für dich ist es Gold wert – denn genau diese Insights kannst du nicht nur im Vertrieb, sondern auch im Marketing, in deinen Funnels und E-Mails nutzen.
Das Ziel ist nicht immer nur Schlagzahl, sondern ebenso Tiefe. Je länger du mit einem Interessenten sprichst, desto höher ist die Abschlusswahrscheinlichkeit. Darum tracken wir bei unseren Kunden auch nicht nur die Anzahl der Calls, sondern vor allem die durchschnittliche Gesprächszeit pro Lead.
Mit einem System wie Skalieren.ai kannst du das alles direkt in einem übersichtlichen Dashboard sehen.
Ein einziger Vollzeit-Mitarbeiter, der richtiges Follow-Up macht, lohnt sich oft schon ab 300 bis 400 vorhandenen Leads. Kein Neukundenbudget der Welt bringt dir auf diese Menge so viel Umsatz in so kurzer Zeit.
3. Cross-mediales Follow-Up
Du weißt jetzt, welche Leads heiß sind – dank Engagement Scoring und sauberer Wiedervorlage-Logik. Jetzt geht es darum, die Effizienz nochmal deutlich zu steigern. Und hier kommt eine der größten Bremsen im Alltag:
Viele Kontakte gehen einfach nicht ans Telefon.
Oder dein Team hat nicht genug Kapazität, um alle potenziellen Kunden rechtzeitig zu erreichen.
Die Lösung ist genial einfach und komplett automatisierbar: Wechsle automatisch den Kanal, wenn ein Anruf ins Leere läuft.
Fast alle deiner Leads nutzen WhatsApp. Und wenn nicht, dann zumindest E-Mail. Ihre Kontaktdaten hast du bereits im CRM. Warum also nicht genau dort weitermachen?
Mit einer simplen Automatisierung legst du zum Beispiel fest: Wird ein Lead dreimal angerufen und nicht erreicht, sendet das System automatisch eine WhatsApp oder E-Mail – komplett ohne dein Zutun.
Beispiel WhatsApp-Nachricht:
“Hey (Vorname),
hier ist (Dein Name) von (Firma) 👋
Ich hatte versucht, dich kurz zu erreichen wegen (Thema).
Passt es dir gerade oder soll ich später nochmal anrufen?”
Die Antwortquoten auf solche Nachrichten sind überragend gut. Du bist sofort wieder im Gespräch, ohne einen Finger zu rühren.
Was das für dich heißt?
Du holst deutlich mehr Gespräche aus den gleichen Leads raus
Du sparst Zeit, ohne Chancen zu verlieren
Dein Follow-Up läuft auf Autopilot, während dein Vertrieb sich um Abschlüsse kümmert
Und genau das ist der Unterschied zwischen „irgendwie hinterhertelefonieren“ und einem System, das wirklich skaliert.
Du brauchst dafür weder neue Leads noch mehr Mitarbeiter. Du brauchst nur ein CRM, das smart genug ist, für dich zu arbeiten.
Fazit – und was du jetzt tun kannst
Wenn du weiter wachsen möchtest oder dein Unternehmen fit machen willst für Zeiten mit weniger Leads, dann brauchst du ein System, das mehr aus deinen vorhandenen Kontakten herausholt. Mit intelligenter Wiedervorlage, echtem Follow-Up und Engagement Scoring.
Genau dafür wurde Skalieren.ai gebaut.
Alle wichtigen Funktionen für Marketing und Vertrieb sind bereits integriert – ohne Tool-Chaos, ohne ständiges Hin- und Herwechseln.
Ob du Skalieren.ai nutzt oder eine andere Lösung, du wirst bei der Einrichtung auf dieselben Herausforderungen stoßen - jene, die dir vor dem CRM-Wechsel niemand sagt:
Keine Zeit, kein Überblick, kein System, das wirklich funktioniert.
Deshalb übernehmen wir nicht nur die Software, sondern richten sie bei Bedarf auch für dich ein (staatliche Förderung möglich).
Unser Team aus CRM-Managern, Analysten und Vertriebsprofis sorgt dafür, dass du in 2–3 Wochen ein funktionierendes System hast, das zu deinem Unternehmen passt.
Wir integrieren uns direkt in deinen Vertriebsprozess, bauen die wichtigsten Strukturen auf und helfen dir, mehr aus dem herauszuholen, was bereits da ist. Schon nach kurzer Zeit spürst du die ersten positiven Veränderungen am Umsatz.
Und danach?
Wenn du willst, bilden wir dein Team weiter, direkt in deinem System. So entsteht echtes Wissen im Unternehmen, das langfristig trägt. Die Einrichtung und Weiterbildung sind in vielen Fällen staatlich förderfähig.
Je nach Unternehmensgröße bekommst du bis zu 100 % Zuschuss auf die Weiterbildung und bis zu 75 % Lohnkostenzuschuss pro Mitarbeiter für die Dauer der Weiterbildung. Das sind oft 20.000 bis 25.000 € Lohnkostenzuschuss pro Mitarbeiter.
Das Ergebnis
Ein System, das für dich arbeitet.
Ein Team, das weiß, was es tut.
Ein Vertrieb, der konstant liefert.
Wenn du willst, dass dein CRM nicht nur Daten speichert, sondern Umsatz bringt und Zeit spart, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt.
System statt Zufall: Planbar mehr Umsatz aus deinem CRM
Wenn du willst, dass dein CRM nicht nur Kontakte verwaltet, sondern spürbar Umsatz bringt, dann lass uns das gemeinsam aufbauen:
- sauberes Follow-Up
- klare Wiedervorlage-Logik
- smartes Engagement-Scoring
- staatlich gefördert
👉 Buche dir hier dein kostenfreies Beratungsgespräch – und wir schauen gemeinsam, wie viel Potenzial in deinem CRM wirklich steckt.
WICHTIG: Wie lange die Fördertöpfe noch bestehen, weiß niemand. Aktuell sind sie voll, aber politische Richtungswechsel können das schnell ändern. Deshalb unsere klare Empfehlung: Starte jetzt. Was genehmigt ist, bleibt dir.
